Définition
Une main courante est le registre chronologique de l'activité d'un poste de sécurité. On y consigne, au fil de la vacation, ce qui se produit sur le site : les prises et fins de service, les rondes, les incidents, les interventions techniques, les entrées et sorties de prestataires, les anomalies constatées.
Une main courante électronique est ce même registre tenu dans un logiciel plutôt que sur un cahier ou dans un tableur.
À ne pas confondre avec la main courante de police
L'expression désigne deux choses différentes.
La main courante de police ou de gendarmerie est une déclaration faite par un particulier pour signaler un fait sans porter plainte.
La main courante d'un poste de sécurité est un registre d'exploitation tenu par des professionnels, sur un site, pour rendre compte de leur activité. C'est de celle-ci qu'il est question ici.
À quoi elle sert, concrètement
À se transmettre le poste. L'agent qui prend son service doit savoir ce qui s'est passé pendant qu'il n'était pas là.
À retrouver un fait. Une réclamation arrive trois semaines plus tard : il faut pouvoir dire ce qui s'est passé ce jour-là, à quelle heure, et ce qui a été fait.
À suivre ce qui reste ouvert. Un signalement technique, une anomalie de contrôle : le registre note le fait, encore faut-il savoir si la suite a été donnée.
À rendre compte au donneur d'ordre. C'est l'usage qui prend le plus de temps, et celui que le papier sert le plus mal.
Ce qu'on y consigne
Il n'existe pas de liste universelle : le contenu dépend du site, du contrat et de ce que l'exploitant attend. On y trouve généralement les événements de service, les rondes et leurs constats, les incidents de sûreté, les événements de sécurité incendie, les interventions techniques, les mouvements de personnes extérieures, et les faits particuliers.
Ce qu'on n'y consigne pas : ce qui ne relève pas de l'activité du poste. Un registre d'exploitation n'est ni un dossier disciplinaire, ni un dossier médical.
Papier ou tableur : où ça coince
Le cahier tient bien la trace, et mal tout le reste.
Il ne se cherche pas. Retrouver un fait suppose de savoir quand il a eu lieu. Il ne suit rien. Un fait ouvert le 3 et traité le 12 apparaît deux fois, sans lien. Il ne se restitue pas. Rendre compte suppose de recopier, donc de trier, donc de risquer une erreur ou un oubli. Il se corrige sans laisser de trace, ou se recopie au propre, ce qui revient au même.
Le tableur règle la recherche et aggrave le reste : chacun a sa version, personne ne sait laquelle fait foi.
Ce qu'une main courante électronique change
La saisie est guidée. L'événement porte les champs qui lui correspondent, ce qui rend le registre exploitable ensuite.
Rien ne s'efface. Une erreur s'annule avec un motif, elle reste visible, et la trace de la correction fait partie du registre.
Ce qui appelle une suite se suit. Le fait entre dans une liste et en sort quand la suite a été donnée.
La restitution ne suppose plus de recopier. Ce qui a été saisi une fois est restitué au donneur d'ordre dans la forme prévue pour lui.
La journée close peut être scellée. Une empreinte numérique calculée à la clôture rend détectable une modification ultérieure du contenu qu'elle couvre.
Ce qu'il faut regarder avant de choisir
- Que devient un événement saisi par erreur ? S'il peut disparaître sans trace, le registre ne vaut que la bonne foi de celui qui l'a tenu.
- Qu'est-ce qui garantit qu'une journée close n'a pas été retouchée ? Demandez le mécanisme, pas la promesse.
- Que voit exactement le donneur d'ordre, et qui l'a décidé ?
- Que faut-il acheter en plus ? Lecteurs, badges, téléphones dédiés, licences par agent.
- Comment récupérez-vous vos données si vous partez ?
- Qu'est-ce que le produit ne fait pas ? Un éditeur qui ne sait pas répondre ne connaît pas les limites de son produit, ou ne veut pas les dire.
Et la conservation ?
Un registre d'exploitation contient des informations sur des personnes. Il ne se conserve donc pas indéfiniment, et la durée retenue doit être écrite, appliquée, et la même partout : dans le contrat, dans la politique de confidentialité et dans le produit.
C'est un point que nous vous invitons à vérifier chez tout éditeur, y compris chez nous.
Bloc de fin, sobre
Praevento MC est une main courante électronique pour les sociétés de sécurité privée.
Voir ce qu'elle fait → /main-courante-electronique/